Commission des litiges

La Commission des litiges est, au sein de l’Université du Luxembourg, un organe administratif indépendant dont la mission est de trancher, en droit, selon une procédure contradictoire (quasi-juridictionnelle), certaines catégories de litiges entre, d’un côté, les « usagers » de l’Université (i.e. les étudiants actuels, les étudiants anciens et/ou des étudiants potentiels de l’Université du Luxembourg) et, de l’autre, les instances de décision de l’Université du Luxembourg. L’existence de cet organe s’inspire, en partie, de la conception médiévale de l’université selon laquelle les professeurs et étudiants formaient une communauté où tout litige devait être réglé « en interne ». La loi luxembourgeoise du 27 juin 2018 ayant pour objet l’organisation de l’Université du Luxembourg (ci-après, en abréviation, « Loi ») n’a pas retenu ce modèle dans la forme la plus radicale : elle n’a pas réservé le monopole de ce contentieux à la Commission des litiges, qui, du reste, n’est pas une juridiction. Les juridictions de l’Etat luxembourgeois restent compétentes pour la grande majorité de ces litiges (mais non pour la totalité). Toutefois, un-e étudiant-e (actuel-le, ancien-ne et/ou potentiel-le) qui voudrait saisir le Tribunal administratif de ses critiques, devra préalablement soumettre ses griefs à la Commission des litiges.

 

Membres de la Commission des litiges

Titulaires :

Prof. Dr. Luc Heuschling, président, membre désigné parmi les professeurs

Prof. Dr. Séverine Menetrey, membre titulaire désigné parmi les professeurs

M. Sam Bernard, membre désigné parmi la délégation des étudiants

Mme Léa Neveux, membre désigné parmi la délégation des étudiant

Mme Anja Lenninger, membre désigné parmi le personnel administratif, financier et technique

 

Suppléants:

Prof. Dr. Robert Harmsen, membre désigné parmi les professeurs

Prof. Dr. Frank Hofmann, membre désigné parmi les professeurs

M. Samuel Braun, membre désigné parmi la délégation des étudiants

M. Oleksii Domin, membre désigné parmi la délégation des étudiants

Mme Maristella Fatichenti, membre désigné parmi le personnel administratif, financier et technique

Introduction d’un recours selon la procédure indiquée dans le FAQ : commission.litiges@uni.lu

Quelle est la mission générale de la Commission des litiges ?

La Commission des litiges est, au sein de l’Université du Luxembourg, un organe administratif indépendant dont la mission est de trancher, en droit, selon une procédure contradictoire (quasi-juridictionnelle), certaines catégories de litiges entre, d’un côté, les « usagers » de l’Université (i.e. les étudiants actuels, les étudiants anciens et/ou des étudiants potentiels de l’Université du Luxembourg) et, de l’autre, les instances de décision de l’Université du Luxembourg. L’existence de cet organe s’inspire, en partie, de la conception médiévale de l’université selon laquelle les professeurs et étudiants formaient une communauté où tout litige devait être réglé « en interne ». La loi luxembourgeoise du 27 juin 2018 ayant pour objet l’organisation de l’Université du Luxembourg (ci-après, en abréviation, « Loi ») n’a pas retenu ce modèle dans la forme la plus radicale : elle n’a pas réservé le monopole de ce contentieux à la Commission des litiges, qui, du reste, n’est pas une juridiction. Les juridictions de l’Etat luxembourgeois restent compétentes pour la grande majorité de ces litiges (mais non pour la totalité). Toutefois, un-e étudiant-e (actuel-le, ancien-ne et/ou potentiel-le) qui voudrait saisir le Tribunal administratif de ses critiques, devra préalablement soumettre ses griefs à la Commission des litiges.

Qui fait partie de la Commission des litiges ?

S’inspirant de l’idée que c’est la communauté universitaire dans son ensemble qui doit trancher les litiges, la loi de 2018 sur l’Université du Luxembourg a prévu, en son article 46 § 2, que la Commission des litiges est composée de membres issus des trois groupes suivants : les professeurs (deux membres), les étudiants actuels (deux membres), le personnel administratif, financier et technique de l’Université (un membre). A ces cinq membres titulaires de la Commission des litiges s’ajoutent cinq suppléants.
Les membres sont désignés, pour un mandat de trois ans, par le Conseil universitaire, lequel choisit aussi le/la président-e de la Commission (art. 46 § 3 Loi).
Idéalement, la Commission des litiges siège dans chaque dossier en formation de cinq membres (art. 46 § 2). En cas d’indisponibilité de certains de ses membres, y compris des suppléants, elle peut toutefois siéger en une composition minimale de trois membres (selon l’art. 46 § 3, toute décision de la Commission des litiges nécessite l’approbation d’au moins trois membres, peu importe leur identité ; ni la loi ni le règlement d’ordre intérieur de l’UL n’a prévu de quorum).
Afin de garantir l’impartialité et l’indépendance de la Commission des litiges, certaines personnes ne peuvent être nommées à la Commission (les membres du rectorat : art. 8 § 4 Loi,
art. 9 § 5 Loi). Parfois, des membres officiels de la Commission des litiges ne peuvent siéger dans tel dossier à cause de possibles doutes sur leur impartialité (voir, en particulier, art. 46 § 3 Loi).

Actuellement, la Commission des litiges est composée comme ci-dessus.

Pour quels litiges la Commission des litiges est-elle compétente ?

La compétence de la Commission des litiges n’englobe pas, de manière générale, tout litige entre un-e étudiant-e et l’université. Ainsi, par exemple, la Commission est incompétente pour les éventuels griefs d’un-e étudiant-e quant à des comportements inappropriés d’un membre du corps professoral ou du personnel administratif (par ex. harcèlement, violences, etc.). Dans ce cas, il convient de s’adresser au supérieur hiérarchique qu’est le recteur, et/ou, directement, aux organes de l’Etat (police, parquet, etc.).
Le champ de compétence de la Commission des litiges se limite à statuer sur la validité de certaines décisions formelles prises par certaines instances de l’Université.
La délimitation de ces « décisions formelles » résulte de l’art. 46 § 1er de la loi précitée de 2018 sur l’UL, lequel distingue deux catégories :
« Art. 46. Commission des litiges
(1) Il est institué auprès du Conseil universitaire une Commission des litiges ayant les attributions suivantes :
1° statuer sur l’appel de la décision d’une sanction disciplinaire prononcée par le recteur ;
2° statuer sur les réclamations contre les décisions prises sur base des dispositions prévues aux articles 32 à 37 ainsi qu’à l’article 39. »
Il y a, d’une part, ces décisions formelles que sont les « sanctions disciplinaires » prises par le recteur à l’égard d’un étudiant.
Il y a, d’autre part, la 2e catégorie de « décisions », autrement plus vaste et variée, qui englobe toutes les décisions formelles prises à la fois dans le cadre de l’enseignement assuré en bachelor, master et doctorat et dans le cadre de la recherche entreprise par les étudiants inscrits en thèse de doctorat. Ainsi, par exemple, il est possible de contester devant la Commission des litiges une note décidée par le jury d’examen. De même, un-e élève du secondaire qui n’a pas été admis-e à une formation (décision de non-admission dans le cadre d’un numerus clausus) ou un-e étudiant-e qui est exclu-e d’une certaine formation d’études peut saisir la Commission des litiges. Pour savoir si une certaine décision est contestable devant la Commission des litiges, il faut vérifier si la décision a été prise sur le fondement d’un des articles indiqués de la loi (art. 33, 34, 35, 36, 37 et 39 Loi).

Qui peut (voire doit) saisir la Commission des litiges ?

La loi de 2018 (articles 46, 47 et 48) reste assez évasive sur qui peut saisir la Commission des litiges. Il faut, évidemment, que la personne qui saisisse la Commission ait un intérêt légitime pour agir. Le règlement d’ordre intérieur de l’UL précise un peu plus les contours du/de la potentiel-le requérant-e en affirmant que la Commission des litiges peut être saisie par un « usager » de l’Université du Luxembourg (para. 347 ROI, version 2019). Par « usager », il faut entendre, dans le présent contexte, non seulement les étudiants actuellement inscrits à l’UL, mais aussi des étudiants anciens de l’UL (dans certains cas de figure, conformément à l’art. 44 § 1er et § 2 Loi, un-e ancien-ne étudiant-e peut faire l’objet d’une sanction disciplinaire comme, par ex., le retrait de son diplôme pour cause de fraude). Par « usager », il convient même d’entendre des étudiants potentiels de l’UL : un-e élève du secondaire qui a déposé une demande d’inscription auprès de l’Université du Luxembourg et se voit opposer une décision de refus d’inscription fondée sur les articles 32, 33 ou 34 Loi peut (voire doit) saisir la Commission des litiges.
En effet, la loi délimite la compétence de la Commission des litiges en référence à certaines décisions : dès lors, quiconque est visé par une telle décision (le ou les « destinataire/s » de la décision) peut saisir la Commission des litiges.
La saisine de la Commission des litiges est, en principe, un droit. C’est un choix de contester, ou non, une décision ou sanction. Dans un cas de figure, la saisine de la Commission des litiges est toutefois obligatoire. A cela s’ajoute une autre particularité relative à la saisine (voir le point suivant).
Deux particularités à noter en matière de saisine
D’une part, quiconque voudrait contester devant le Tribunal administratif du Grand-Duché de Luxembourg certaines « sanctions » ou « décisions fondées sur les articles 33 etc. Loi » doit, impérativement, saisir au préalable la Commission des litiges (art. 47 § 2 Loi ; art. 48 Loi). En cas de non-respect de cette condition préalable, le Tribunal administratif risque fort de juger le recours irrecevable. La saisine de la Commission des litiges constitue donc un préalable
obligatoire ; il est interdit de saisir le Tribunal administratif directement, en court-circuitant la Commission.
D’autre part, à l’inverse des sanctions disciplinaires les plus graves, les sanctions disciplinaires de moindre importance (à savoir : un blâme, un avertissement, une exclusion temporaire d’un ou plusieurs cours, une exclusion temporaire de l’établissement ; lire l’art. 47 § 2 et l’art. 43 § 1er Loi) ne peuvent être contestées que devant la Commission des litiges. Pour cette dernière catégorie de sanctions, la Chambre des députés a exclu, de manière explicite et exceptionnelle, la saisine du Tribunal administratif (art. 47 § 2 Loi). Dans ces hypothèses, le recours devant la Commission des litiges est le seul recours possible (du moins au sein du système luxembourgeois).

Est-il possible et intéressant de faire un autre recours, avant de saisir la Commission des litiges ?

La réponse est oui.
Le droit administratif luxembourgeois permet, de manière générale, de contester une décision administrative, quelle qu’elle soit, devant l’auteur même de cette décision. C’est ce qu’on appelle un « recours administratif gracieux ». Exemple : vous contestez une note décidée par le jury d’examen ; le recours administratif gracieux consiste à adresser vos critiques au jury d’examen et au professeur en la matière. Souvent, des questions et problèmes peuvent être résolus de cette manière, sans qu’il soit nécessaire de faire appel à la procédure plus lourde qu’est le recours devant la Commission des litiges (ex. corriger une erreur matérielle, etc.). Il n’est, bien sûr, pas obligatoire de faire un tel recours gracieux, mais la Commission des litiges recommande de le faire.
Si vous n’obtenez pas gain de cause par le biais d’un recours gracieux, vous avez toujours la possibilité de faire ensuite un recours devant la Commission des litiges (dans ce cas, vous attaquez, devant la Commission des litiges, la décision de rejet de votre recours gracieux, et ce dans le délai d’un mois ou de 7 jours : voir ci-dessous pour le calcul des délais).

Que peut-on demander à la Commission ? Quels sont les prérogatives de la Commission ?

La Commission des litiges examine d’abord la recevabilité de la demande. Si la demande est recevable, la Commission examine, au regard du droit, à l’instar d’une juridiction, si la décision critiquée est conforme ou non à toutes les règles applicables. Ou bien elle confirme la décision (et rejette le recours) ou bien elle admet le recours et, dans ce cas, elle peut tantôt réformer la décision (elle remplace la décision attaquée par sa propre décision), tantôt elle se contente d’annuler la décision (celle-ci est annulée ; l’auteur de la décision contestée doit prendre une nouvelle décision conformément au cadre juridique dégagé par la Commission des litiges).

Quand introduire son recours devant la Commission des litiges ? Quelle est la date limite ?

Le recours doit respecter certains délais.
Si la Commission des litiges est saisie après l’échéance du délai applicable, le recours est, en principe, irrecevable. Dès lors, l’usager perd également le droit de saisir le Tribunal administratif, comme la saisine de la Commission est un préalable obligatoire. Toutefois, dans des cas particuliers (cas de force majeure, etc.), la Commission des litiges peut admettre, à titre exceptionnel, un recours au-delà du délai ordinaire.
Pour ce qui est des règles en matière de délai, il convient de noter que la Loi de 2018 prévoit deux délais différents. Si le recours porte sur une « sanction disciplinaire », le délai est très court : « sept jours à partir de la notification de la décision » de sanction (art. 47 § 1 Loi). Si le recours porte sur une « décision » au sens de l’art. 46 § 1er point 2° Loi (« décision prise sur base des articles 32 à 37 ou 39 de la Loi »), le délai est plus long : « un mois » à partir de la notification (art. 48 Loi).
En l’absence de précisions dans la loi ou dans le ROI pour le calcul des délais, ce sont les règles usuelles du droit processuel (procédure contentieuse administrative, Code de procédure civile) qui s’appliquent.
Si un usager veut contester une « sanction disciplinaire » décidée par le recteur, le délai est, comme indiqué, de sept jours « à partir de » la « notification ». Comme la notification (i.e. l’information de l’usager de l’UL du contenu de la décision prise) peut prendre diverses formes, le point de départ du délai de sept jours peut varier.
• lorsque la notification se fait en mains propres (la version papier de la décision est remise dans les locaux de l’Université à son destinataire), le délai commence à courir à partir du jour qui suit le jour de la transmission (ex. la transmission se fait le 8 janvier, le délai court à partir du 9 janvier, à 00h);
• lorsque la notification est effectuée par courrier recommandé avec accusé de réception, le délai commence à courir à partir du lendemain du jour où le pli a été présenté au domicile du destinataire (ex. le facteur se présente chez vous le 8 janvier, le délai débute le 9 janvier à 00h) ;
• lorsque la notification est effectuée par pli simple, le délai commence à courir à partir du troisième jour ouvrable qui suit celui où le pli a été remis aux services de la poste (le tampon de la poste faisant foi), sauf preuve contraire du destinataire (ex. la lettre porte la date du mardi 8 janvier, le délai débute le vendredi 11 janvier à 00h ; ne sont pas des jours ouvrables : le samedi, le dimanche, les jours fériés légaux) ;
• lorsque la notification se fait de manière électronique, le délai (de 7 jours) commence à courir depuis le premier jour qui suit celui où le courriel a été envoyé, sauf preuve contraire du destinataire (ex. un mail envoyé le 8 janvier ; le délai débute le 9 janvier à 00h).
Le délai de sept jours comprend tous les jours même le samedi, le dimanche et les jours fériés légaux. Toutefois lorsque le 7e jour est un samedi, un dimanche ou un jour férié légal, le jour de l’échéance est reporté au prochain jour ouvrable. Exemple : le 7e jour est un samedi ; du coup, le délai s’achève seulement le lundi soir à minuit (donc le 9e jour). Le délai se termine à minuit du dernier jour.
Pour ce qui est du calcul du délai « d’un mois » : le délai d’un mois expire le jour du mois suivant qui porte le même quantième (chiffre) que le jour où a débuté le délai. Exemple : le facteur s’est présenté à votre domicile avec la lettre recommandée le 8 janvier ; le délai débute donc le 9 janvier à 00h (voir ci-dessus pour la définition du point de départ) ; le délai s’achève le 9 février (à 24h). A défaut d'un quantième identique, le délai expire le dernier jour du mois. Ex. le facteur s’est présenté le 30 janvier ; départ du délai : le 31 janvier ; fin du délai : le dernier jour de février (le 28 ou 29) puisqu’il n’existe pas de 31 février. Si, toutefois, le supposé dernier jour du délai « d’un mois » tombe sur un samedi, un dimanche ou un jour férié légal, le délai est automatiquement prolongé et le jour de l’échéance est reporté au prochain jour ouvrable.
Pour que la règle du délai soit respectée, il faut et il suffit qu’un premier écrit (e-mail) soit envoyé à temps au/à la président-e de la Commission, courrier électronique qui fournit les éléments essentiels du recours (quelle décision est contestée, pour quelles raisons ?). Même si ce premier e-mail est incomplet, le recours est validement déposé dans le délai ; il faudra toutefois compléter rapidement le recours (par ex. apporter telle ou telle preuve, peaufiner et compléter telle ou telle critique, etc., et ce dans un délai fixé par le/la président-e de la Commission dans son e-mail de réponse)..

Comment formuler le recours ?

Il faut envoyer au/à la président-e de la Commission des litiges un e-mail, à l’adresse suivante : commission.litiges@uni.lu
Le secrétariat de la Commission des litiges enverra aussitôt un e-mail confirmant la réception de votre premier courrier électronique à telle date. Si vous n’obtenez pas de retour, renvoyez votre e-mail.
Ensuite, le/la président-e de la Commission vous contactera par e-mail afin de vous indiquer si votre recours est complet ou s’il faut ajouter des éléments. Le cas échéant, il/elle vous indiquera le délai dans lequel il faudra compléter le recours. Il/elle vous informera également de la suite de la procédure.
Vous pouvez aussi envoyer votre recours par lettre avec accusé de réception. Cette lettre est à adresser au Président-e de la Commission des litiges, Secrétariat de la Commission des litiges, Maison du savoir, 2 avenue de l’Université, L-4365 Esch-sur-Alzette. A noter : il faut, tout de même, envoyer aussi un e-mail ! La communication entre les requérants et la Commission des litiges se fait, en principe, par courrier électronique, afin de faciliter les échanges et garantir la rapidité de la procédure.
Afin d’être complet, votre premier écrit (électronique, voire papier) doit, dès le départ, indiquer avec précision les informations suivantes (respectez, dans votre écrit, la subdivision entre A, B et C) :

A | Informations sur vous :
Nom, prénom, adresse électronique et postale, idéalement un numéro de téléphone, votre situation par rapport à l’Université du Luxembourg (étudiant inscrit, ancien ou potentiel).

B | Informations sur la sanction ou décision contestée :
- Date de la décision/sanction : jour/mois/année
- Forme et date de la « notification » (réception) de la décision ou sanction : jour/mois/année (si applicable : heure)
- Auteur de la décision ou sanction (recteur, jury, directeur d’études, etc.).
- Indiquez le nom officiel de la formation (« Bachelor/Master en…. ») dans le cadre de laquelle a été prise la décision contestée.
- Nature de la décision : « sanction disciplinaire » (art. 46 § 1er point 1° Loi) ou « décision prise sur le fondement des articles 32, 33, 34, 35, 36, 37 ou 39 Loi »)
- Contenu : joignez à votre recours une photocopie/scan de la décision contestée.

C | Informations essentielles sur votre/vos critiques
Vous devez, à l’encontre de la décision, formuler vos griefs de la manière la plus précise, claire et complète possible. Il faut que ces critiques se fondent sur des arguments de droit ; il ne suffit pas de dire que la décision est « injuste ».
Vous devez formuler de manière précise ce que vous demandez à la Commission des litiges (ex. le jury vous a attribué la note de 8/20 ; vous estimez qu’il y a erreur et que vous auriez dû avoir 11/20 ; vous demandez à ce que cette dernière note vous soit attribuée par la Commission des litiges).
Il ne suffit pas d’alléguer des critiques : il faut les prouver ! Complétez votre recours par des éléments de preuve ou des débuts de preuve.

Dans quelle langue formuler le recours ? Quel est le régime linguistique de la Commission des litiges ?

Par rapport à la loi du 24 février 1984 sur le régime des langues, la loi (postérieure) sur l’Université de 2018 ne comporte aucune dérogation systématique. Seules les activités de « l’enseignement des programmes de formation » peuvent, en vertu de l’art. 31 § 6 Loi, être soumises par les organes de l’UL à un régime « multilingue » plus ou moins dérogatoire au trilinguisme traditionnel prévu par la loi précitée du 24 février 1984. Ainsi, aucune des dispositions prises par l’UL au titre du régime particulier des langues au sein de l’UL (ROI, version 2019 : § 4 ; règlement des études de l’UL approuvé par arrêté ministériel du 21 mai 2019 : articles 37, 51, 59, 62) n’ont trait à la Commission des litiges. Dès lors, les relations entre tout-e requérant-e (un-e administré-e) et la Commission des litiges (organe administratif) restent régies par la loi précitée du 24 février 1984, en particulier par ses articles 3 et 4. Ceux-ci autorisent, pour la formulation de requêtes adressées à l’administration, l’usage soit de la
langue française, soit de la langue allemande, soit de la langue luxembourgeoise. Selon la même loi, l’administration doit « dans la mesure du possible » répondre dans la même langue.
La requête peut donc être formulée dans l’une de ces trois langues. En pratique, eu égard au fait que les textes juridiques applicables sont rédigés en français, la Commission des litiges invite fortement les requérants à se servir de la langue française.

Quelle est la procédure de la Commission, une fois le recours déposé ?

La procédure devant la Commission des litiges est contradictoire.
Si la complexité du dossier l’exige, la procédure est d’abord écrite avant d’être orale. Le/la président-e de la Commission informera les parties de l’organisation de la procédure.
Une fois que le recours du requérant est complet, celui-ci est transmis à l’autre partie (l’auteur de la décision contestée : recteur, jury, directeur d’études, etc.).
Si l’existence d’une phase contradictoire écrite s’impose, le/la président-e de la Commission invite l’autre partie à réagir au recours par voie écrite. Cette réplique écrite est transmise aussitôt au/à la requérant-e. Tout en respectant le principe du contradictoire, le/la président-e de la Commission des litiges peut demander à chacune des parties des éclaircissements et soumettre des questions à la réflexion des deux parties.
Au titre de la phase orale, la Commission des litiges invite les deux parties à une audition. La date de l’audition est fixée et communiquée par le/la président-e de la Commission des litiges. Au cours de l’audition se nouera un débat contradictoire entre les parties ainsi que entre les parties et la Commission.
Lors de cette audition, chacune des deux parties peut venir accompagnée de la/des personne(s) de son choix. En particulier, chaque partie peut se faire assister d’un conseiller juridique (avocat, etc.), qui peut prendre la parole.
Après l’audition, la Commission des litiges se réunit pour délibérer. Les membres de la Commission des litiges décident conformément au droit, en toute indépendance ; ils ne sont soumis à aucune injonction de qui que ce soit. La décision de la Commission des litiges doit recueillir au moins trois votes positifs parmi les membres présents (art. 46 § 3 Loi).
La décision, dûment motivée, sera envoyée par e-mail au requérant et à l’autre partie. Elle confirme, annule ou réforme la décision contestée.

Peut-on contester les décisions de la Commission des litiges ?

Sauf dans certains cas (les sanctions disciplinaires de moindre importance, voir ci-dessus), la décision de la Commission des litiges peut, à son tour, être contestée par un recours juridictionnel devant le Tribunal administratif dans un délai « d’un mois » (voir règles de calcul ci-dessus) à partir de sa notification (art. 47 § 2 Loi, art. 48 Loi).

 

Prof. Dr. Luc Heuschling
Full professor
Katja Kümpel
Committee Secretary